工商自考-商務(wù)秘書(shū)概論復(fù)習(xí)資料.doc   （行考）

商務(wù)秘書(shū)是秘書(shū)的一個(gè)分支。 在正常情況下，商務(wù)秘書(shū)應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示或匯報(bào)工作，按照他們的意圖開(kāi)展工作。 信息檢索過(guò)程的本質(zhì)，就是對(duì)信息檢索工具的利用過(guò)程。 發(fā)文辦理的第一個(gè)環(huán)節(jié)是擬稿。 文件保密包括絕密、機(jī)密和秘密幾個(gè)等級(jí)的文件、資料的保密。 秘書(shū)的道德修養(yǎng)包含道德意識(shí)修養(yǎng)和道德情感修養(yǎng)兩方面。 公文發(fā)文辦理包括交擬、核稿、簽發(fā)、繕印、用印等環(huán)節(jié)。 語(yǔ)言溝通是建立在語(yǔ)言文字的基礎(chǔ)上，可將其細(xì)分為口頭溝通和書(shū)面溝通兩種形式。 贊美是人際交往的潤(rùn)滑劑，不僅能改變?nèi)穗H關(guān)系，而且能改變一個(gè)人的精神面貌和精神世界，鼓勵(lì)人的斗志。 商務(wù)談判是在遵循價(jià)值規(guī)律的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。 請(qǐng)示不得直接送達(dá)領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，也不得夾帶在報(bào)告中 計(jì)劃正文主體包含目標(biāo)、措施和步驟 “秘書(shū)”同教師、律師、護(hù)士等一樣是一種職業(yè)的稱呼，在授權(quán)范圍內(nèi)，為領(lǐng)導(dǎo)提供輔助性、事務(wù)性和決策性服務(wù)的專業(yè)人員。 代替正本供傳閱、參考和備查使用的文本是副本 信息初級(jí)加工的主要工作，就是對(duì)原始信息的分類排序和選擇。 根據(jù)秘書(shū)的職能能力劃分，秘書(shū)可以分為初級(jí)秘書(shū)、中級(jí)秘書(shū)、高級(jí)秘書(shū)。 公開(kāi)發(fā)布重大事件或重要決定事項(xiàng)用公報(bào)。 下列文種屬于平行文的是函。 下列受我國(guó)《著作權(quán)法》保護(hù)的客體是工程設(shè)計(jì)圖、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙。 知識(shí)產(chǎn)權(quán)是指公民、法人對(duì)自己創(chuàng)造性的智力活動(dòng)成果依法享有專有權(quán)利。 用來(lái)介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份和接洽事項(xiàng)等情況的一種專用書(shū)信是介紹信。 會(huì)前檢查除了由領(lǐng)導(dǎo)人聽(tīng)大會(huì)籌備處各組匯報(bào)的形式外還有現(xiàn)場(chǎng)檢查。 在發(fā)文辦理階段，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的重要環(huán)節(jié)是簽發(fā) 我國(guó)黨政領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書(shū)屬于公務(wù)秘書(shū)。
代替正本供傳閱、參考和備查使用的文本是副本。 積極防范是保密工作的著眼點(diǎn)和立足點(diǎn)。 溝通是一種信息傳遞與交流的過(guò)程。 下列關(guān)于握手次序的做法應(yīng)握手的禮儀次序要遵循“尊者決定”、一般要根據(jù)握手人雙方的地位、年齡、性別和賓主的身份來(lái)決定由誰(shuí)先伸手、主人與客人之間，應(yīng)由客人先伸手的原則。 不屬于商務(wù)溝通的方式是水平溝通的原則 信息被傳遞出去，但沒(méi)有被對(duì)方接受和理解，就不能稱之為有效溝通。 回價(jià)中，如果項(xiàng)目較小其報(bào)價(jià)水分不大，則還價(jià)的臺(tái)階應(yīng)不宜太多。 態(tài)度不是商務(wù)禮儀的具體表現(xiàn)。 商務(wù)秘書(shū)做好上下級(jí)關(guān)系協(xié)調(diào)工作，既要使本組織能正確及時(shí)地貫徹落實(shí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，又要使上級(jí)及時(shí)全面地了解本組織的實(shí)際情況，從而使本組織與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)保持協(xié)調(diào)一致。 商務(wù)談判中最常見(jiàn)和最基本的談判是價(jià)格。 商務(wù)秘書(shū)應(yīng)遵循的禮儀原則有平等原則、真誠(chéng)原則、謙和原則和寬容原則等。 商務(wù)秘書(shū)應(yīng)具有善于與領(lǐng)導(dǎo)相處的能力、分析綜合能力、培養(yǎng)觀察預(yù)見(jiàn)能力、勇于創(chuàng)新、、 商務(wù)談判策略有價(jià)格策略、時(shí)間策略、空間策略、情態(tài)策略。 發(fā)送信息的含義表達(dá)不清屬于主觀障礙。  商務(wù)秘書(shū)工作考核的原則包括透明原則、公正原則、實(shí)用性原則、可行性原則。 管理中的控制工作包括確定標(biāo)準(zhǔn)、衡量結(jié)果、糾正偏差三個(gè)基本步驟。 商務(wù)秘書(shū)進(jìn)行的所有職能活動(dòng)都有公共事務(wù)操辦性特征。                               決策是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。                                                         水平溝通可以簡(jiǎn)化辦事程序、節(jié)省時(shí)間、提高工作效率。                                選擇談判人才時(shí)，應(yīng)選幽默爽朗者，而非城府較深者。                               商務(wù)秘書(shū)在協(xié)調(diào)工作中可在加強(qiáng)聯(lián)系、溝通和交流，在顧全大局的前提下，通過(guò)協(xié)商解決問(wèn)題和矛盾。             計(jì)劃是管理的首要職能，在各個(gè)管理職能中占有領(lǐng)先地位。                         機(jī)場(chǎng)或車站迎接到來(lái)訪團(tuán)體時(shí)，主人一方應(yīng)該先作自我介紹。                        立項(xiàng)的基本要求是堅(jiān)持可操作性原則。                                                信息獲取的過(guò)程就是信息積累的過(guò)程，它有一定的環(huán)節(jié)。                           管理是指在一定組織中的管理者，運(yùn)用一定的職能和手段來(lái)協(xié)調(diào)他人的勞動(dòng)，使別人同自己一起高效率地實(shí)現(xiàn)組織既定目標(biāo)的活動(dòng)過(guò)程。管理作為一種行為過(guò)程，有一系列重要職能。 所謂常規(guī)式談判，是經(jīng)反復(fù)往來(lái)，各方交易條件已經(jīng)基本固定，主客之間以過(guò)去交涉的程序、條件、經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)所進(jìn)行的談判。 成本談判涉及構(gòu)成成本的各種要素，它是由交易雙方共同商議價(jià)格如何確定，成本如何計(jì)算，怎樣以最低的總成本生產(chǎn)出所需要的產(chǎn)品或提供服務(wù)的備選方案。 商務(wù)談判是指不同的經(jīng)濟(jì)實(shí)體各方為了滿足自身的經(jīng)濟(jì)利益和需要，彼此通過(guò)溝通、協(xié)商、妥協(xié)、合作、策略等各種方式，達(dá)成交易的行為和過(guò)程。 道德修養(yǎng)是個(gè)人在道德意識(shí)和道德行為方面，自覺(jué)按照一定社會(huì)或階級(jí)的道德原則和規(guī)范進(jìn)行的自我鍛煉、自我改造、自我提高等行為活動(dòng)，以及經(jīng)過(guò)這種努力所形成的相應(yīng)的道德品質(zhì)和所達(dá)到的道德境界。 保守秘密指國(guó)家、公民、法人或社會(huì)組織對(duì)關(guān)系自身安全和利益，公開(kāi)后會(huì)對(duì)自身利益造成損害的秘密信息，控制其知悉范圍，對(duì)其采取保護(hù)措施，保障其安全的一種保護(hù)行為。 所謂素質(zhì)，就是人的先天稟賦和后天努力所形成的能力、品行和心理特征，是一切行為和后天成長(zhǎng)的基礎(chǔ)。所謂修養(yǎng)，是指?jìng)€(gè)人在政治、道德和知識(shí)技能等方面，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期鍛煉和培養(yǎng)所達(dá)到的一定水平以及在待人處事等方面的正確態(tài)度。 公文是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱，是法定機(jī)關(guān)和組織在公務(wù)活動(dòng)中按照規(guī)定的格式、經(jīng)過(guò)一定的處理程序制成的書(shū)面文字材料，是實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處置公務(wù)、管理政務(wù)、加強(qiáng)聯(lián)系、溝通信息的重要工具。 所謂偏差信息，就是實(shí)際成效與標(biāo)準(zhǔn)間的差距，這種偏差是客觀的。 商務(wù)秘書(shū)協(xié)調(diào)的范圍有內(nèi)部協(xié)調(diào)：秘書(shū)機(jī)構(gòu)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)組織的授意或授權(quán)，去調(diào)整與改善職能部門之間的各種關(guān)系；縱向協(xié)調(diào)（上下級(jí)協(xié)調(diào)）：秘書(shū)機(jī)構(gòu)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)組織的授意或授權(quán)，去調(diào)整與改善同級(jí)組織與下級(jí)組織，或下級(jí)組織與其下級(jí)組織之間的各種關(guān)系；橫向協(xié)調(diào)：秘書(shū)機(jī)構(gòu)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)組織的授意或授權(quán)，去調(diào)整與改善同級(jí)組織或不相隸屬組織之間的各種關(guān)系。   商務(wù)秘書(shū)是各類從事商務(wù)活動(dòng)的組織中，協(xié)助投資者、經(jīng)營(yíng)者、企業(yè)管理者處理各種商業(yè)性事務(wù) 商務(wù)秘書(shū)應(yīng)做好本組織與上級(jí)關(guān)系的協(xié)調(diào)工作：上下級(jí)間因所處的地位不同，分析思考問(wèn)題的角度也存在差異，就容易產(chǎn)生分歧和矛盾，他們之間產(chǎn)生矛盾的原因主要有：一是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)向本組織下達(dá)的任務(wù)、提出的要求、方法不大合理，或不具備完成任務(wù)的必要條件；二是由于本組織對(duì)上級(jí)決策的重要性認(rèn)識(shí)不足，理解不深入，到這執(zhí)行不到位。這類矛盾的協(xié)調(diào)，應(yīng)由上級(jí)組織去完成，但本組織商務(wù)秘書(shū)部門應(yīng)從大局出發(fā)，主動(dòng)做些協(xié)調(diào)工作，比如按領(lǐng)導(dǎo)指示、實(shí)事求是地反映本組織的實(shí)際困難，提出切實(shí)可行的意見(jiàn)和建議等。這類問(wèn)題和矛盾的產(chǎn)生，都需要商務(wù)秘書(shū)做好上下級(jí)之間的關(guān)系的協(xié)調(diào)工作，既要使本組織能正確及時(shí)地貫徹落實(shí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，又要使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)全面地了解本組織的實(shí)際情況，從而使本組織與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)保持高度的協(xié)調(diào)一致 管理是指在一定組織中的管理者，運(yùn)用一定的職能和手段來(lái)協(xié)調(diào)他人的勞動(dòng)，使別人同自己一起高效率地實(shí)現(xiàn)組織既定目標(biāo)的活動(dòng)過(guò)程。 協(xié)調(diào)解決沖突：沖突處理的方式從總體上看主要有：退縮、妥協(xié)、威脅、說(shuō)服和商討。  首先應(yīng)明白產(chǎn)生沖突是在所難免的，沖突都是可以解決的。  其次，積極傾聽(tīng)。傾聽(tīng)和簡(jiǎn)述語(yǔ)義(積極反應(yīng)式傾聽(tīng))在一般的會(huì)話和沖突中，是非常有效的。在溝通中，要有耐心去認(rèn)真傾聽(tīng)，為雙方進(jìn)一步解決問(wèn)題尋找合適的途徑做好鋪墊。  再次，陳述在這一情境下自己有什么樣的想法和感受。  最后，討論尋找選擇性的解決方法。 市場(chǎng)調(diào)查和研究既有區(qū)別，又有聯(lián)系。調(diào)查是通過(guò)各種方式和手段，有目的地收集各種資料，了解和掌握客觀事物實(shí)際情況的一種感性認(rèn)知活動(dòng)，它是研究的前提和基礎(chǔ)，沒(méi)有調(diào)查，研究就無(wú)法開(kāi)展；研究是對(duì)調(diào)查所獲得的信息資料進(jìn)行科學(xué)的分析綜合，從中把握客觀事物的內(nèi)在的、本質(zhì)的、必然的聯(lián)系及其發(fā)展規(guī)律，從而得出正確的結(jié)論的一種理性認(rèn)知活動(dòng)，它是調(diào)查的發(fā)展與升華，沒(méi)有研究，缺乏深入的提煉，調(diào)查也就失去了意義。調(diào)查和研究是不可分割、互相貫通、彼此滲透、協(xié)調(diào)運(yùn)行的有機(jī)整體。   對(duì)個(gè)人，溝通可滿足個(gè)體之間的互動(dòng)的人際需要，可以加強(qiáng)和肯定自我；對(duì)組織，是協(xié)調(diào)各個(gè)個(gè)體、各個(gè)要素間的關(guān)系，是人際交往的潤(rùn)滑劑，能使組織更加牢固，是領(lǐng)導(dǎo)者激勵(lì)下屬進(jìn)行有效決策、實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的基本途徑，溝通也是組織與外部環(huán)境之間建立聯(lián)系的橋梁. 確定決策目標(biāo)，商務(wù)秘書(shū)的主要任務(wù)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行調(diào)查研究，收集整理信息，發(fā)現(xiàn)需要決策解決的問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)者正確決策目標(biāo)服務(wù)。2.擬訂方案，秘書(shū)人員要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)者收集整理各種決策的參考信息，為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供各種事實(shí)依據(jù)、理論依據(jù)、法律依據(jù)、政策依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)依據(jù)等。3.評(píng)估和優(yōu)選方案，商務(wù)秘書(shū)在這個(gè)過(guò)程中主要是為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行選擇方案提供優(yōu)選服務(wù)。4.典型試驗(yàn)，商務(wù)秘書(shū)要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者選定試驗(yàn)點(diǎn)，并為試驗(yàn)決策做好各項(xiàng)組織服務(wù)工作，對(duì)試驗(yàn)情況及時(shí)進(jìn)行反饋，以便試驗(yàn)的順利進(jìn)行。5.普遍實(shí)施，需要商務(wù)秘書(shū)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備、計(jì)劃工作。 根據(jù)現(xiàn)在用人單位的要求，應(yīng)聘材料主要有： •學(xué)歷證明：畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)等。 •求職信，是交際的一種形式，它可以反映出一個(gè)人的專業(yè)水平，一封恰到好處的求職信可以展現(xiàn)出求職者的長(zhǎng)處，能增加獲得面試的機(jī)會(huì)。撰寫(xiě)求職信時(shí)要注意實(shí)事求是、簡(jiǎn)練準(zhǔn)確的原則。 •履歷材料：可以是表格，也可以是文章材料。 •證明材料：能證明自己某方面知識(shí)、能力的佐證材料。如技術(shù)等級(jí)證書(shū)、英語(yǔ)和計(jì)算機(jī)等級(jí)證書(shū)等。 •推薦信：這視招聘單位要求和應(yīng)聘者本人意愿而定，一般涉外企業(yè)機(jī)構(gòu)比較重視推薦信，或許還有印好固定格式的推薦信表。 •求職申請(qǐng)表：有的招聘單位印制了此表，要求應(yīng)聘者事先填寫(xiě)。 2.做好面試準(zhǔn)備。正確進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，明確求職方向和目的；盡可能地了解招聘單位的情況；注意儀容儀表。 信息收集的渠道主要有大眾傳播媒介，如廣播、電視、報(bào)紙、期刊等，這是現(xiàn)代社會(huì)獲取信息的重要途徑；圖書(shū)館；網(wǎng)絡(luò)；供應(yīng)商和客戶；貿(mào)易交流；信息機(jī)構(gòu)；人際關(guān)系；調(diào)查等。另外，商務(wù)秘書(shū)還要善于在上級(jí)主管部門的指導(dǎo)、監(jiān)督工作中把握信息；在會(huì)議、會(huì)談中收集信息；在有關(guān)收文、承辦的文書(shū)、電報(bào)中獲取有價(jià)值的信息。 商務(wù)秘書(shū)職業(yè)的機(jī)遇：1.社會(huì)需求量大使商務(wù)秘書(shū)職業(yè)成為熱門職業(yè)；2.秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)向多元化發(fā)展為商務(wù)秘書(shū)人員的個(gè)性發(fā)展提供了契機(jī)；3.國(guó)際化使商務(wù)秘書(shū)挖掘潛質(zhì)，發(fā)揮職業(yè)優(yōu)勢(shì)。 商務(wù)秘書(shū)職業(yè)的挑戰(zhàn)：1.服務(wù)理念的加強(qiáng)；2.工作職能的轉(zhuǎn)變；3.工作方式的轉(zhuǎn)變。