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工商自考-商務(wù)秘書概論復(fù)習(xí)資料.doc

工商自考-商務(wù)秘書概論復(fù)習(xí)資料.doc   (行考)

商務(wù)秘書是秘書的一個分支。 在正常情況下,商務(wù)秘書應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)請示或匯報工作,按照他們的意圖開展工作 信息檢索過程的本質(zhì),就是對信息檢索工具的利用過程。 發(fā)文辦理的第一個環(huán)節(jié)是擬稿 文件保密包括絕密、機密和秘密幾個等級的文件、資料的保密。 秘書的道德修養(yǎng)包含道德意識修養(yǎng)道德情感修養(yǎng)兩方面 公文發(fā)文辦理包括交擬、核稿、簽發(fā)、繕印、用印等環(huán)節(jié)。 語言溝通是建立在語言文字的基礎(chǔ)上,可將其細分為口頭溝通書面溝通兩種形式。 贊美是人際交往的潤滑劑,不僅能改變?nèi)穗H關(guān)系,而且能改變一個人的精神面貌和精神世界,鼓勵人的斗志。 商務(wù)談判是在遵循價值規(guī)律的基礎(chǔ)上進行的 請示不得直接送達領(lǐng)導(dǎo)者個人,也不得夾帶在報告中 計劃正文主體包含目標、措施和步驟 “秘書”同教師、律師、護士等一樣是一種職業(yè)的稱呼,在授權(quán)范圍內(nèi),為領(lǐng)導(dǎo)提供輔助性、事務(wù)性和決策性服務(wù)的專業(yè)人員。 代替正本供傳閱、參考和備查使用的文本是副本 信息初級加工的主要工作,就是對原始信息的分類排序和選擇。 根據(jù)秘書的職能能力劃分,秘書可以分為初級秘書、中級秘書、高級秘書。 公開發(fā)布重大事件或重要決定事項用公報。 下列文種屬于平行文的是函。 下列受我國《著作權(quán)法》保護的客體是工程設(shè)計圖、產(chǎn)品設(shè)計圖紙。 知識產(chǎn)權(quán)是指公民、法人對自己創(chuàng)造性的智力活動成果依法享有專有權(quán)利。 用來介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份和接洽事項等情況的一種專用書信是介紹信。 會前檢查除了由領(lǐng)導(dǎo)人聽大會籌備處各組匯報的形式外還有現(xiàn)場檢查。 在發(fā)文辦理階段,體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的重要環(huán)節(jié)是簽發(fā) 我國黨政領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書屬于公務(wù)秘書。
代替正本供傳閱、參考和備查使用的文本是副本。 積極防范是保密工作的著眼點和立足點。 溝通是一種信息傳遞與交流的過程。 下列關(guān)于握手次序的做法應(yīng)握手的禮儀次序要遵循“尊者決定”、一般要根據(jù)握手人雙方的地位、年齡、性別和賓主的身份來決定由誰先伸手、主人與客人之間,應(yīng)由客人先伸手的原則。 不屬于商務(wù)溝通的方式是水平溝通的原則 信息被傳遞出去,但沒有被對方接受和理解,就不能稱之為有效溝通。 回價中,如果項目較小其報價水分不大,則還價的臺階應(yīng)不宜太多。 態(tài)度不是商務(wù)禮儀的具體表現(xiàn)。 商務(wù)秘書做好上下級關(guān)系協(xié)調(diào)工作,既要使本組織能正確及時地貫徹落實上級領(lǐng)導(dǎo)的意圖,又要使上級及時全面地了解本組織的實際情況,從而使本組織與上級領(lǐng)導(dǎo)保持協(xié)調(diào)一致。 商務(wù)談判中最常見和最基本的談判是價格。 商務(wù)秘書應(yīng)遵循的禮儀原則有平等原則、真誠原則、謙和原則和寬容原則等。 商務(wù)秘書應(yīng)具有善于與領(lǐng)導(dǎo)相處的能力、分析綜合能力、培養(yǎng)觀察預(yù)見能力、勇于創(chuàng)新、、 商務(wù)談判策略有價格策略、時間策略、空間策略、情態(tài)策略。 發(fā)送信息的含義表達不清屬于主觀障礙。  商務(wù)秘書工作考核的原則包括透明原則公正原則、實用性原則、可行性原則。 管理中的控制工作包括確定標準、衡量結(jié)果、糾正偏差三個基本步驟。 商務(wù)秘書進行的所有職能活動都有公共事務(wù)操辦性特征。                               決策是一個動態(tài)的過程。                                                         水平溝通可以簡化辦事程序、節(jié)省時間、提高工作效率。                                選擇談判人才時,應(yīng)選幽默爽朗者,而非城府較深者。                               商務(wù)秘書在協(xié)調(diào)工作中可在加強聯(lián)系、溝通和交流,在顧全大局的前提下,通過協(xié)商解決問題和矛盾。             計劃是管理的首要職能,在各個管理職能中占有領(lǐng)先地位                         機場或車站迎接到來訪團體時,主人一方應(yīng)該先作自我介紹。                        立項的基本要求是堅持可操作性原則                                                信息獲取的過程就是信息積累的過程,它有一定的環(huán)節(jié)。                           管理是指在一定組織中的管理者,運用一定的職能和手段來協(xié)調(diào)他人的勞動,使別人同自己一起高效率地實現(xiàn)組織既定目標的活動過程。管理作為一種行為過程,有一系列重要職能。 所謂常規(guī)式談判,是經(jīng)反復(fù)往來,各方交易條件已經(jīng)基本固定,主客之間以過去交涉的程序、條件、經(jīng)驗為基礎(chǔ)所進行的談判。 成本談判涉及構(gòu)成成本的各種要素,它是由交易雙方共同商議價格如何確定,成本如何計算,怎樣以最低的總成本生產(chǎn)出所需要的產(chǎn)品或提供服務(wù)的備選方案。 商務(wù)談判是指不同的經(jīng)濟實體各方為了滿足自身的經(jīng)濟利益和需要,彼此通過溝通、協(xié)商、妥協(xié)、合作、策略等各種方式,達成交易的行為和過程。 道德修養(yǎng)是個人在道德意識和道德行為方面,自覺按照一定社會或階級的道德原則和規(guī)范進行的自我鍛煉、自我改造、自我提高等行為活動,以及經(jīng)過這種努力所形成的相應(yīng)的道德品質(zhì)和所達到的道德境界。 保守秘密指國家、公民、法人或社會組織對關(guān)系自身安全和利益,公開后會對自身利益造成損害的秘密信息,控制其知悉范圍,對其采取保護措施,保障其安全的一種保護行為。 所謂素質(zhì),就是人的先天稟賦和后天努力所形成的能力、品行和心理特征,是一切行為和后天成長的基礎(chǔ)。所謂修養(yǎng),是指個人在政治、道德和知識技能等方面,經(jīng)過長期鍛煉和培養(yǎng)所達到的一定水平以及在待人處事等方面的正確態(tài)度。 公文是公務(wù)文書的簡稱,是法定機關(guān)和組織在公務(wù)活動中按照規(guī)定的格式、經(jīng)過一定的處理程序制成的書面文字材料,是實施領(lǐng)導(dǎo)、處置公務(wù)、管理政務(wù)、加強聯(lián)系、溝通信息的重要工具。 所謂偏差信息,就是實際成效與標準間的差距,這種偏差是客觀的。 商務(wù)秘書協(xié)調(diào)的范圍有內(nèi)部協(xié)調(diào):秘書機構(gòu)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)組織的授意或授權(quán),去調(diào)整與改善職能部門之間的各種關(guān)系;縱向協(xié)調(diào)(上下級協(xié)調(diào)):秘書機構(gòu)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)組織的授意或授權(quán),去調(diào)整與改善同級組織與下級組織,或下級組織與其下級組織之間的各種關(guān)系;橫向協(xié)調(diào):秘書機構(gòu),根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)組織的授意或授權(quán),去調(diào)整與改善同級組織或不相隸屬組織之間的各種關(guān)系。   商務(wù)秘書是各類從事商務(wù)活動的組織中,協(xié)助投資者、經(jīng)營者、企業(yè)管理者處理各種商業(yè)性事務(wù) 商務(wù)秘書應(yīng)做好本組織與上級關(guān)系的協(xié)調(diào)工作:上下級間因所處的地位不同,分析思考問題的角度也存在差異,就容易產(chǎn)生分歧和矛盾,他們之間產(chǎn)生矛盾的原因主要有:一是上級領(lǐng)導(dǎo)向本組織下達的任務(wù)、提出的要求、方法不大合理,或不具備完成任務(wù)的必要條件;二是由于本組織對上級決策的重要性認識不足,理解不深入,到這執(zhí)行不到位。這類矛盾的協(xié)調(diào),應(yīng)由上級組織去完成,但本組織商務(wù)秘書部門應(yīng)從大局出發(fā),主動做些協(xié)調(diào)工作,比如按領(lǐng)導(dǎo)指示、實事求是地反映本組織的實際困難,提出切實可行的意見和建議等。這類問題和矛盾的產(chǎn)生,都需要商務(wù)秘書做好上下級之間的關(guān)系的協(xié)調(diào)工作,既要使本組織能正確及時地貫徹落實上級領(lǐng)導(dǎo)的意圖,又要使上級領(lǐng)導(dǎo)及時全面地了解本組織的實際情況,從而使本組織與上級領(lǐng)導(dǎo)保持高度的協(xié)調(diào)一致 管理是指在一定組織中的管理者,運用一定的職能和手段來協(xié)調(diào)他人的勞動,使別人同自己一起高效率地實現(xiàn)組織既定目標的活動過程。 協(xié)調(diào)解決沖突:沖突處理的方式從總體上看主要有:退縮、妥協(xié)、威脅、說服和商討。  首先應(yīng)明白產(chǎn)生沖突是在所難免的,沖突都是可以解決的。  其次,積極傾聽。傾聽和簡述語義(積極反應(yīng)式傾聽)在一般的會話和沖突中,是非常有效的。在溝通中,要有耐心去認真傾聽,為雙方進一步解決問題尋找合適的途徑做好鋪墊。  再次,陳述在這一情境下自己有什么樣的想法和感受。  最后,討論尋找選擇性的解決方法。 市場調(diào)查和研究既有區(qū)別,又有聯(lián)系。調(diào)查是通過各種方式和手段,有目的地收集各種資料,了解和掌握客觀事物實際情況的一種感性認知活動,它是研究的前提和基礎(chǔ),沒有調(diào)查,研究就無法開展;研究是對調(diào)查所獲得的信息資料進行科學(xué)的分析綜合,從中把握客觀事物的內(nèi)在的、本質(zhì)的、必然的聯(lián)系及其發(fā)展規(guī)律,從而得出正確的結(jié)論的一種理性認知活動,它是調(diào)查的發(fā)展與升華,沒有研究,缺乏深入的提煉,調(diào)查也就失去了意義。調(diào)查和研究是不可分割、互相貫通、彼此滲透、協(xié)調(diào)運行的有機整體。   對個人,溝通可滿足個體之間的互動的人際需要,可以加強和肯定自我;對組織,是協(xié)調(diào)各個個體、各個要素間的關(guān)系,是人際交往的潤滑劑,能使組織更加牢固,是領(lǐng)導(dǎo)者激勵下屬進行有效決策、實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的基本途徑,溝通也是組織與外部環(huán)境之間建立聯(lián)系的橋梁. 確定決策目標,商務(wù)秘書的主要任務(wù)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進行調(diào)查研究,收集整理信息,發(fā)現(xiàn)需要決策解決的問題,為領(lǐng)導(dǎo)者正確決策目標服務(wù)。2.擬訂方案,秘書人員要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者調(diào)查研究,為領(lǐng)導(dǎo)者收集整理各種決策的參考信息,為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供各種事實依據(jù)、理論依據(jù)、法律依據(jù)、政策依據(jù)和經(jīng)驗依據(jù)等。3.評估和優(yōu)選方案,商務(wù)秘書在這個過程中主要是為領(lǐng)導(dǎo)者進行選擇方案提供優(yōu)選服務(wù)。4.典型試驗,商務(wù)秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者選定試驗點,并為試驗決策做好各項組織服務(wù)工作,對試驗情況及時進行反饋,以便試驗的順利進行。5.普遍實施,需要商務(wù)秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好各項準備、計劃工作。 根據(jù)現(xiàn)在用人單位的要求,應(yīng)聘材料主要有: 學(xué)歷證明:畢業(yè)證書、學(xué)位證書等。 求職信,是交際的一種形式,它可以反映出一個人的專業(yè)水平,一封恰到好處的求職信可以展現(xiàn)出求職者的長處,能增加獲得面試的機會。撰寫求職信時要注意實事求是、簡練準確的原則。 履歷材料:可以是表格,也可以是文章材料。 證明材料:能證明自己某方面知識、能力的佐證材料。如技術(shù)等級證書、英語和計算機等級證書等。 推薦信:這視招聘單位要求和應(yīng)聘者本人意愿而定,一般涉外企業(yè)機構(gòu)比較重視推薦信,或許還有印好固定格式的推薦信表。 求職申請表:有的招聘單位印制了此表,要求應(yīng)聘者事先填寫。 2.做好面試準備。正確進行自我評價,明確求職方向和目的;盡可能地了解招聘單位的情況;注意儀容儀表。 信息收集的渠道主要有大眾傳播媒介,如廣播、電視、報紙、期刊等,這是現(xiàn)代社會獲取信息的重要途徑;圖書館;網(wǎng)絡(luò);供應(yīng)商和客戶;貿(mào)易交流;信息機構(gòu);人際關(guān)系;調(diào)查等。另外,商務(wù)秘書還要善于在上級主管部門的指導(dǎo)、監(jiān)督工作中把握信息;在會議、會談中收集信息;在有關(guān)收文、承辦的文書、電報中獲取有價值的信息。 商務(wù)秘書職業(yè)的機遇:1.社會需求量大使商務(wù)秘書職業(yè)成為熱門職業(yè);2.秘書的知識結(jié)構(gòu)向多元化發(fā)展為商務(wù)秘書人員的個性發(fā)展提供了契機;3.國際化使商務(wù)秘書挖掘潛質(zhì),發(fā)揮職業(yè)優(yōu)勢。 商務(wù)秘書職業(yè)的挑戰(zhàn):1.服務(wù)理念的加強;2.工作職能的轉(zhuǎn)變;3.工作方式的轉(zhuǎn)變。

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