工商自考-商務(wù)秘書概論復(fù)習(xí)資料.doc   （行考）

商務(wù)秘書是秘書的一個分支。 在正常情況下，商務(wù)秘書應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)請示或匯報工作，按照他們的意圖開展工作。 信息檢索過程的本質(zhì)，就是對信息檢索工具的利用過程。 發(fā)文辦理的第一個環(huán)節(jié)是擬稿。 文件保密包括絕密、機密和秘密幾個等級的文件、資料的保密。 秘書的道德修養(yǎng)包含道德意識修養(yǎng)和道德情感修養(yǎng)兩方面。 公文發(fā)文辦理包括交擬、核稿、簽發(fā)、繕印、用印等環(huán)節(jié)。 語言溝通是建立在語言文字的基礎(chǔ)上，可將其細分為口頭溝通和書面溝通兩種形式。 贊美是人際交往的潤滑劑，不僅能改變?nèi)穗H關(guān)系，而且能改變一個人的精神面貌和精神世界，鼓勵人的斗志。 商務(wù)談判是在遵循價值規(guī)律的基礎(chǔ)上進行的。 請示不得直接送達領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不得夾帶在報告中 計劃正文主體包含目標、措施和步驟 “秘書”同教師、律師、護士等一樣是一種職業(yè)的稱呼，在授權(quán)范圍內(nèi)，為領(lǐng)導(dǎo)提供輔助性、事務(wù)性和決策性服務(wù)的專業(yè)人員。 代替正本供傳閱、參考和備查使用的文本是副本 信息初級加工的主要工作，就是對原始信息的分類排序和選擇。 根據(jù)秘書的職能能力劃分，秘書可以分為初級秘書、中級秘書、高級秘書。 公開發(fā)布重大事件或重要決定事項用公報。 下列文種屬于平行文的是函。 下列受我國《著作權(quán)法》保護的客體是工程設(shè)計圖、產(chǎn)品設(shè)計圖紙。 知識產(chǎn)權(quán)是指公民、法人對自己創(chuàng)造性的智力活動成果依法享有專有權(quán)利。 用來介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份和接洽事項等情況的一種專用書信是介紹信。 會前檢查除了由領(lǐng)導(dǎo)人聽大會籌備處各組匯報的形式外還有現(xiàn)場檢查。 在發(fā)文辦理階段，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的重要環(huán)節(jié)是簽發(fā) 我國黨政領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書屬于公務(wù)秘書。
代替正本供傳閱、參考和備查使用的文本是副本。 積極防范是保密工作的著眼點和立足點。 溝通是一種信息傳遞與交流的過程。 下列關(guān)于握手次序的做法應(yīng)握手的禮儀次序要遵循“尊者決定”、一般要根據(jù)握手人雙方的地位、年齡、性別和賓主的身份來決定由誰先伸手、主人與客人之間，應(yīng)由客人先伸手的原則。 不屬于商務(wù)溝通的方式是水平溝通的原則 信息被傳遞出去，但沒有被對方接受和理解，就不能稱之為有效溝通。 回價中，如果項目較小其報價水分不大，則還價的臺階應(yīng)不宜太多。 態(tài)度不是商務(wù)禮儀的具體表現(xiàn)。 商務(wù)秘書做好上下級關(guān)系協(xié)調(diào)工作，既要使本組織能正確及時地貫徹落實上級領(lǐng)導(dǎo)的意圖，又要使上級及時全面地了解本組織的實際情況，從而使本組織與上級領(lǐng)導(dǎo)保持協(xié)調(diào)一致。 商務(wù)談判中最常見和最基本的談判是價格。 商務(wù)秘書應(yīng)遵循的禮儀原則有平等原則、真誠原則、謙和原則和寬容原則等。 商務(wù)秘書應(yīng)具有善于與領(lǐng)導(dǎo)相處的能力、分析綜合能力、培養(yǎng)觀察預(yù)見能力、勇于創(chuàng)新、、 商務(wù)談判策略有價格策略、時間策略、空間策略、情態(tài)策略。 發(fā)送信息的含義表達不清屬于主觀障礙。  商務(wù)秘書工作考核的原則包括透明原則、公正原則、實用性原則、可行性原則。 管理中的控制工作包括確定標準、衡量結(jié)果、糾正偏差三個基本步驟。 商務(wù)秘書進行的所有職能活動都有公共事務(wù)操辦性特征。                               決策是一個動態(tài)的過程。                                                         水平溝通可以簡化辦事程序、節(jié)省時間、提高工作效率。                                選擇談判人才時，應(yīng)選幽默爽朗者，而非城府較深者。                               商務(wù)秘書在協(xié)調(diào)工作中可在加強聯(lián)系、溝通和交流，在顧全大局的前提下，通過協(xié)商解決問題和矛盾。             計劃是管理的首要職能，在各個管理職能中占有領(lǐng)先地位。                         機場或車站迎接到來訪團體時，主人一方應(yīng)該先作自我介紹。                        立項的基本要求是堅持可操作性原則。                                                信息獲取的過程就是信息積累的過程，它有一定的環(huán)節(jié)。                           管理是指在一定組織中的管理者，運用一定的職能和手段來協(xié)調(diào)他人的勞動，使別人同自己一起高效率地實現(xiàn)組織既定目標的活動過程。管理作為一種行為過程，有一系列重要職能。 所謂常規(guī)式談判，是經(jīng)反復(fù)往來，各方交易條件已經(jīng)基本固定，主客之間以過去交涉的程序、條件、經(jīng)驗為基礎(chǔ)所進行的談判。 成本談判涉及構(gòu)成成本的各種要素，它是由交易雙方共同商議價格如何確定，成本如何計算，怎樣以最低的總成本生產(chǎn)出所需要的產(chǎn)品或提供服務(wù)的備選方案。 商務(wù)談判是指不同的經(jīng)濟實體各方為了滿足自身的經(jīng)濟利益和需要，彼此通過溝通、協(xié)商、妥協(xié)、合作、策略等各種方式，達成交易的行為和過程。 道德修養(yǎng)是個人在道德意識和道德行為方面，自覺按照一定社會或階級的道德原則和規(guī)范進行的自我鍛煉、自我改造、自我提高等行為活動，以及經(jīng)過這種努力所形成的相應(yīng)的道德品質(zhì)和所達到的道德境界。 保守秘密指國家、公民、法人或社會組織對關(guān)系自身安全和利益，公開后會對自身利益造成損害的秘密信息，控制其知悉范圍，對其采取保護措施，保障其安全的一種保護行為。 所謂素質(zhì)，就是人的先天稟賦和后天努力所形成的能力、品行和心理特征，是一切行為和后天成長的基礎(chǔ)。所謂修養(yǎng)，是指個人在政治、道德和知識技能等方面，經(jīng)過長期鍛煉和培養(yǎng)所達到的一定水平以及在待人處事等方面的正確態(tài)度。 公文是公務(wù)文書的簡稱，是法定機關(guān)和組織在公務(wù)活動中按照規(guī)定的格式、經(jīng)過一定的處理程序制成的書面文字材料，是實施領(lǐng)導(dǎo)、處置公務(wù)、管理政務(wù)、加強聯(lián)系、溝通信息的重要工具。 所謂偏差信息，就是實際成效與標準間的差距，這種偏差是客觀的。 商務(wù)秘書協(xié)調(diào)的范圍有內(nèi)部協(xié)調(diào)：秘書機構(gòu)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)組織的授意或授權(quán)，去調(diào)整與改善職能部門之間的各種關(guān)系；縱向協(xié)調(diào)（上下級協(xié)調(diào)）：秘書機構(gòu)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)組織的授意或授權(quán)，去調(diào)整與改善同級組織與下級組織，或下級組織與其下級組織之間的各種關(guān)系；橫向協(xié)調(diào)：秘書機構(gòu)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)組織的授意或授權(quán)，去調(diào)整與改善同級組織或不相隸屬組織之間的各種關(guān)系。   商務(wù)秘書是各類從事商務(wù)活動的組織中，協(xié)助投資者、經(jīng)營者、企業(yè)管理者處理各種商業(yè)性事務(wù) 商務(wù)秘書應(yīng)做好本組織與上級關(guān)系的協(xié)調(diào)工作：上下級間因所處的地位不同，分析思考問題的角度也存在差異，就容易產(chǎn)生分歧和矛盾，他們之間產(chǎn)生矛盾的原因主要有：一是上級領(lǐng)導(dǎo)向本組織下達的任務(wù)、提出的要求、方法不大合理，或不具備完成任務(wù)的必要條件；二是由于本組織對上級決策的重要性認識不足，理解不深入，到這執(zhí)行不到位。這類矛盾的協(xié)調(diào)，應(yīng)由上級組織去完成，但本組織商務(wù)秘書部門應(yīng)從大局出發(fā)，主動做些協(xié)調(diào)工作，比如按領(lǐng)導(dǎo)指示、實事求是地反映本組織的實際困難，提出切實可行的意見和建議等。這類問題和矛盾的產(chǎn)生，都需要商務(wù)秘書做好上下級之間的關(guān)系的協(xié)調(diào)工作，既要使本組織能正確及時地貫徹落實上級領(lǐng)導(dǎo)的意圖，又要使上級領(lǐng)導(dǎo)及時全面地了解本組織的實際情況，從而使本組織與上級領(lǐng)導(dǎo)保持高度的協(xié)調(diào)一致 管理是指在一定組織中的管理者，運用一定的職能和手段來協(xié)調(diào)他人的勞動，使別人同自己一起高效率地實現(xiàn)組織既定目標的活動過程。 協(xié)調(diào)解決沖突：沖突處理的方式從總體上看主要有：退縮、妥協(xié)、威脅、說服和商討。  首先應(yīng)明白產(chǎn)生沖突是在所難免的，沖突都是可以解決的。  其次，積極傾聽。傾聽和簡述語義(積極反應(yīng)式傾聽)在一般的會話和沖突中，是非常有效的。在溝通中，要有耐心去認真傾聽，為雙方進一步解決問題尋找合適的途徑做好鋪墊。  再次，陳述在這一情境下自己有什么樣的想法和感受。  最后，討論尋找選擇性的解決方法。 市場調(diào)查和研究既有區(qū)別，又有聯(lián)系。調(diào)查是通過各種方式和手段，有目的地收集各種資料，了解和掌握客觀事物實際情況的一種感性認知活動，它是研究的前提和基礎(chǔ)，沒有調(diào)查，研究就無法開展；研究是對調(diào)查所獲得的信息資料進行科學(xué)的分析綜合，從中把握客觀事物的內(nèi)在的、本質(zhì)的、必然的聯(lián)系及其發(fā)展規(guī)律，從而得出正確的結(jié)論的一種理性認知活動，它是調(diào)查的發(fā)展與升華，沒有研究，缺乏深入的提煉，調(diào)查也就失去了意義。調(diào)查和研究是不可分割、互相貫通、彼此滲透、協(xié)調(diào)運行的有機整體。   對個人，溝通可滿足個體之間的互動的人際需要，可以加強和肯定自我；對組織，是協(xié)調(diào)各個個體、各個要素間的關(guān)系，是人際交往的潤滑劑，能使組織更加牢固，是領(lǐng)導(dǎo)者激勵下屬進行有效決策、實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的基本途徑，溝通也是組織與外部環(huán)境之間建立聯(lián)系的橋梁. 確定決策目標，商務(wù)秘書的主要任務(wù)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進行調(diào)查研究，收集整理信息，發(fā)現(xiàn)需要決策解決的問題，為領(lǐng)導(dǎo)者正確決策目標服務(wù)。2.擬訂方案，秘書人員要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)者收集整理各種決策的參考信息，為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供各種事實依據(jù)、理論依據(jù)、法律依據(jù)、政策依據(jù)和經(jīng)驗依據(jù)等。3.評估和優(yōu)選方案，商務(wù)秘書在這個過程中主要是為領(lǐng)導(dǎo)者進行選擇方案提供優(yōu)選服務(wù)。4.典型試驗，商務(wù)秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者選定試驗點，并為試驗決策做好各項組織服務(wù)工作，對試驗情況及時進行反饋，以便試驗的順利進行。5.普遍實施，需要商務(wù)秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好各項準備、計劃工作。 根據(jù)現(xiàn)在用人單位的要求，應(yīng)聘材料主要有： •學(xué)歷證明：畢業(yè)證書、學(xué)位證書等。 •求職信，是交際的一種形式，它可以反映出一個人的專業(yè)水平，一封恰到好處的求職信可以展現(xiàn)出求職者的長處，能增加獲得面試的機會。撰寫求職信時要注意實事求是、簡練準確的原則。 •履歷材料：可以是表格，也可以是文章材料。 •證明材料：能證明自己某方面知識、能力的佐證材料。如技術(shù)等級證書、英語和計算機等級證書等。 •推薦信：這視招聘單位要求和應(yīng)聘者本人意愿而定，一般涉外企業(yè)機構(gòu)比較重視推薦信，或許還有印好固定格式的推薦信表。 •求職申請表：有的招聘單位印制了此表，要求應(yīng)聘者事先填寫。 2.做好面試準備。正確進行自我評價，明確求職方向和目的；盡可能地了解招聘單位的情況；注意儀容儀表。 信息收集的渠道主要有大眾傳播媒介，如廣播、電視、報紙、期刊等，這是現(xiàn)代社會獲取信息的重要途徑；圖書館；網(wǎng)絡(luò)；供應(yīng)商和客戶；貿(mào)易交流；信息機構(gòu)；人際關(guān)系；調(diào)查等。另外，商務(wù)秘書還要善于在上級主管部門的指導(dǎo)、監(jiān)督工作中把握信息；在會議、會談中收集信息；在有關(guān)收文、承辦的文書、電報中獲取有價值的信息。 商務(wù)秘書職業(yè)的機遇：1.社會需求量大使商務(wù)秘書職業(yè)成為熱門職業(yè)；2.秘書的知識結(jié)構(gòu)向多元化發(fā)展為商務(wù)秘書人員的個性發(fā)展提供了契機；3.國際化使商務(wù)秘書挖掘潛質(zhì)，發(fā)揮職業(yè)優(yōu)勢。 商務(wù)秘書職業(yè)的挑戰(zhàn)：1.服務(wù)理念的加強；2.工作職能的轉(zhuǎn)變；3.工作方式的轉(zhuǎn)變。