工商自考-信息與檔案管理案復(fù)習(xí)資料.doc   （行考）

 “檔案”在商代稱為冊(cè)。 從公文的稿本劃分，可以分為文稿和文本 對(duì)收集到的信息所涉及的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行審核查對(duì)時(shí)，要溯本求源。 人事文書管理部門要經(jīng)常了解和掌握形成人事文書材料源的信息。 涉及國(guó)防、外交、公安、國(guó)家安全等國(guó)家重大利益的檔案，不受30年期限的限制。 檔案資源常用檢索工具包括目錄、索引和指南。  2006年9月19日，國(guó)家檔案局通過(guò)的《關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文件檔案保管期限的規(guī)定》將保管期限劃分為“永久”和“定期兩類。 開(kāi)放檔案的條件包括物質(zhì)條件、檢索條件、制度條件、社會(huì)檔案意識(shí)條件。 按信息的傳遞方向，信息傳遞分為內(nèi)向傳遞和外向傳遞兩種。 信息存儲(chǔ)的程序是登記、編碼、存放排列、保管。 電子文書是指具有參考價(jià)值和利用價(jià)值，在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 信息工作的程序包括收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、利用和反饋。 分類目錄是按照體系分類法的基本原理劃分的。 檔案收集工作包括檔案的接收和檔案的征集。 文書處理必須遵守及時(shí)、準(zhǔn)確、統(tǒng)一、安全的原則。 要銷毀的檔案在未批準(zhǔn)以前應(yīng)當(dāng)單獨(dú)系統(tǒng)保管，以便領(lǐng)導(dǎo)審查檢查和不批準(zhǔn)時(shí)放回庫(kù)房。 各級(jí)國(guó)家檔案館保存的涉密檔案，其解密工作，由各級(jí)國(guó)家檔案館負(fù)責(zé)進(jìn)行。 檔案目錄是決定檔案價(jià)值最重要、最本質(zhì)的因素。 不屬于外向傳遞的形式的是通知。 關(guān)于信息反饋的形式不正確的是集中反饋和分散反饋 公文的特點(diǎn)是作者法定性、作用權(quán)威性、效用實(shí)現(xiàn)性。 公文從來(lái)源上劃分為收文和發(fā)文。 常見(jiàn)的信息資料編碼的方法包括順序編碼法和分組編號(hào)法 檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性 文書處理包括收文處理、發(fā)文處理和文書管理三個(gè)環(huán)節(jié)。 電子文書所依賴的系統(tǒng)具有不穩(wěn)定性。 檔案發(fā)揮作用的規(guī)律是檔案機(jī)密程度遞減 檔案保管工作最終是為了立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前。
“八防”不正確的一項(xiàng)是防蟲、防震 立卷環(huán)節(jié)的選擇是立卷工作開(kāi)展的前提。。 銷毀失去保存價(jià)值的檔案必須由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由2人人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀冊(cè)上簽字。 電話不屬于文字傳遞 屬于信息分類方法的是信息分類。 信息存儲(chǔ)主要由錄入、編碼、存放排列、保管等工作環(huán)節(jié)構(gòu)成。 檔案包裝材料中的卷盒的規(guī)格一般為300mm×220mm。 文書的立卷有其特定的程序，這對(duì)于有效管理檔案、保證檔案質(zhì)量和提高檔案開(kāi)發(fā)利用的效率有很重要的作用 信息篩選程序的是看來(lái)源、看標(biāo)題、看正文
信息資料加工的形式有綜合加工、提煉加工、推導(dǎo)加工 適用性、系統(tǒng)性、合法性是制定檔案管理制度的基本原則所應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持的。 檔案保管期限表的類型有通用檔案保管期限表、專門檔案保管期限表、同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表、同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表。 檔案閱覽服務(wù)應(yīng)該注意哪些事項(xiàng)、不得借閱尚未整理編目的零散檔案、愛(ài)護(hù)檔案,不得在檔案上做標(biāo)記、嚴(yán)禁在閱覽室吸煙、喝水、閱畢檔案要認(rèn)真檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要妥善處理 1．只有經(jīng)過(guò)歸檔的文件才能是檔案。 2．有些文件不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢。 3．允許利用者摘抄、復(fù)制開(kāi)放的檔案，也可在研究著述中引用或通過(guò)刊物、廣播等媒體向社會(huì)公開(kāi)檔案的全部或部分原件。 5．制發(fā)檔案復(fù)制本包括內(nèi)供復(fù)制和外供復(fù)制。 6．鑒定工作的組織包括建立檔案鑒定工作機(jī)構(gòu)、由檔案工作人員和形成部門聯(lián)合提出鑒定意見(jiàn)，送交鑒定委員會(huì)審查后呈報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者批準(zhǔn)。 7．對(duì)于珍藏檔案、殘破易損檔案、稀有文本以及聲像檔案原件，概不外借。 8．維護(hù)檔案的安全包括維護(hù)檔案的實(shí)體的物質(zhì)不是安全和機(jī)密內(nèi)容的政治安全兩個(gè)方面。 9．檔案收集是檔案工作的首要環(huán)節(jié)。 10．年度問(wèn)題分類法不適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定的單位或撤銷單位的檔案分類。 信息是指客觀存在的一切事物通過(guò)物質(zhì)載體發(fā)出的信號(hào)、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容. 分發(fā)是文書人員依照一定的分文原則，區(qū)別不同情況，把經(jīng)過(guò)登記的收文發(fā)往領(lǐng)導(dǎo)人閱批，或轉(zhuǎn)往有關(guān)部門辦理。 檔案統(tǒng)計(jì)分析是對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行綜合歸類，比較研究以揭示檔案、檔案工作內(nèi)在聯(lián)系與發(fā)展規(guī)律的活動(dòng)。高質(zhì)量，準(zhǔn)確而又及時(shí)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和高層次，有一定深度、廣度的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告是統(tǒng)計(jì)分析的產(chǎn)品。 編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖，應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)或委托有資質(zhì)的單位編制。 國(guó)外引進(jìn)的項(xiàng)目或由外方承包的建設(shè)項(xiàng)目，如由外方提供竣工圖的，應(yīng)由外方簽字確認(rèn)。 1．信息篩選的方法： (1)復(fù)印、剪裁 對(duì)能滿足需求的相關(guān)信息進(jìn)行閱讀，將閱讀到的有價(jià)值的信息做記號(hào)、復(fù)印或剪裁。 (2)摘記 將有保存價(jià)值的信息摘錄到手冊(cè)或卡片上。 (3)標(biāo)記說(shuō)明 對(duì)篩選后的信息進(jìn)行標(biāo)注、注釋或說(shuō)明，注明已被建材的信息的日期、出處。 文書立卷的原則應(yīng)遵循一下幾點(diǎn)：  (一)保持文件之間的歷史聯(lián)系 這是文書立卷工作的基本前提。文書是歷史紀(jì)錄的真實(shí)寫照，文件之間的聯(lián)系是自然的、歷史的、客觀的聯(lián)系。文件的形成處理過(guò)程反映了文件形成和處理過(guò)程中的各種關(guān)系，反映了不同機(jī)關(guān)之間的行政關(guān)系和工作關(guān)系，反映了每一級(jí)機(jī)關(guān)的工作狀態(tài)和工作效果，還反映了領(lǐng)導(dǎo)的職權(quán)、權(quán)責(zé)和能力素質(zhì)。這些要素在檔案的利用過(guò)程中必成為重要的參考和借鑒。所以，文書立卷的時(shí)候必須要考慮到文書的歷史的、自然的聯(lián)系。 (二)區(qū)分文件材料的保存價(jià)值 這是文書立卷工作的具體依據(jù)。文件本身的價(jià)值決定了文件的保存價(jià)值。文件所記載和反映的內(nèi)容不同、重要程度不同，這份文件所起的作用和保存價(jià)值也不同。一般來(lái)說(shuō)，那些反映社會(huì)發(fā)展和記錄主要工作活動(dòng)的重要文件，其保存價(jià)值相對(duì)較大。文書立卷的第二條原則就是必須保存有價(jià)值的文書。 (三)方便保管和利用 這是文書立卷工作的基本原則。文書立卷的根本目的，就是方便文件的保管和日后的利用。文書立卷是對(duì)文件進(jìn)行的分門別類的工作。每一個(gè)案卷一般就是一個(gè)小的類別，需要概括出案卷中文件的主題內(nèi)容和案卷標(biāo)題，使文書管理人員通過(guò)標(biāo)題即可了解卷內(nèi)文件的大致內(nèi)容，并能準(zhǔn)確、迅速地查找所需要的文件，方便文件的查找、保管和利用。為了方便文書的保管和利用，案卷內(nèi)文件的數(shù)量不能因過(guò)多而導(dǎo)致裝訂和翻閱不便，也不能因?yàn)閿?shù)量過(guò)少、案卷太薄，導(dǎo)致設(shè)備利用率降低。 會(huì)議文書管理的種類 區(qū)別對(duì)象，按需傳遞信息 信息傳遞要根據(jù)對(duì)象不同而區(qū)分對(duì)待，高層次決策者需要綜合性和預(yù)測(cè)性具有前瞻性的信息，基層管理者需要具體的經(jīng)營(yíng)信息和實(shí)施步驟。秘書應(yīng)針對(duì)不同對(duì)象因人而異即使準(zhǔn)確傳達(dá)相關(guān)信息。 (2) 做好例行信息的傳遞工作 信息工作是秘書日常工作的重要部分，信息的上傳下達(dá)都要經(jīng)過(guò)秘書。秘書應(yīng)做好信息的傳輸和接收工作。 (3) 加強(qiáng)非例行信息的傳遞工作 領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員在工作中急需某些信息時(shí)，秘書要及時(shí)收集信息并及時(shí)傳遞。 秘書從收集到的信息中發(fā)現(xiàn)重要情況時(shí)要立即傳遞，如本企業(yè)所用材料的價(jià)格即將下跌，公司發(fā)行的股票突然被人大量拋售等。秘書一旦獲取這類信息，必須迅速向決策者或有關(guān)部門傳遞。 (4) 運(yùn)用現(xiàn)代化信息傳遞方式 秘書應(yīng)當(dāng)發(fā)揮現(xiàn)代化的信息技術(shù)在信息傳遞中的作用，利用全球聯(lián)網(wǎng)的電話、電視、數(shù)據(jù)傳遞網(wǎng)絡(luò)、光盤和新的多媒體技術(shù)等傳遞信息，彌補(bǔ)目前在獲得信息方面存在的地理的、社會(huì)的和經(jīng)濟(jì)的差距，使信息產(chǎn)生更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。 1 信息是企業(yè)決策的基礎(chǔ) 正確的決策是企業(yè)管理依賴的根本，正確或錯(cuò)誤的決策關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。決策其實(shí)就是一個(gè)信息處理的過(guò)程，它是由信息的收集、分析、判斷、擬訂方案、選擇方案等一系列步驟組成，每一個(gè)步驟都離不開(kāi)信息的支持。 2 信息是企業(yè)管理的核心 企業(yè)管理講求的是資源的優(yōu)化配置。企業(yè)管理的主要任務(wù)是商品流動(dòng)的管理，但管理的方法和依據(jù)卻是信息。通過(guò)信息管理能實(shí)現(xiàn)對(duì)物流的管理，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)的最大化。“控制信息就是控制企業(yè)的命運(yùn)，失去信息就會(huì)失去一切”，越來(lái)越成為國(guó)外企業(yè)普遍流行的觀點(diǎn)。隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，信息逐漸成為企業(yè)管理的核心。 3 信息可以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力 企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，必須借助于企業(yè)的信息工作，充分了解對(duì)手的情況。企業(yè)管理者通過(guò)認(rèn)識(shí)和掌握有價(jià)值的信息來(lái)指導(dǎo)、組織企業(yè)管理活動(dòng)。所以，信息被人們稱為除技術(shù)、資金、人才之外的第四大管理要素。 與紙質(zhì)文書相比，電子文書的特點(diǎn)如下。 (1)虛擬性和依賴性。電子文書的全部信息是以電子字節(jié)bit (1和0)作為記錄形式的，它必須通過(guò)計(jì)算機(jī)及其相應(yīng)的軟件系統(tǒng)處理后，才能被人們閱讀和識(shí)別，它對(duì)計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)有很強(qiáng)的依賴性。計(jì)算機(jī)屏幕上呈現(xiàn)出來(lái)的文件及其格式，是經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)程序處理過(guò)的，同一電子文書可以被顯示成各種不同格式，所以它只是一種虛擬的文件。 (2)不穩(wěn)定性。電子文書所依賴的系統(tǒng)具有不穩(wěn)定性。目前計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)的迅猛更新?lián)Q代，都會(huì)產(chǎn)生電子文書存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是否兼容及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換的問(wèn)題。電子文書的載體具有不穩(wěn)定性。用以存儲(chǔ)電子文書的計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等化學(xué)磁性材料壽命較短，不易長(zhǎng)久保存。同時(shí)，電子文書具有可變性，其真實(shí)可靠性遠(yuǎn)不如紙質(zhì)文書，隨時(shí)面臨被修改、盜竊、丟失甚至銷毀的危險(xiǎn)。 (3)信息共享性。電子文書信息不一定具有固定的物理位置，可以非實(shí)體狀態(tài)進(jìn)行加下和管理，電子文書存到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上之后，可以不受時(shí)間和空間限制隨時(shí)隨地被查閱和利用。這種信息和載體的可分離性，為信息的共享提供了條件。 信息篩選時(shí)的注意事項(xiàng)： (一)刪除虛假、過(guò)時(shí)、重復(fù)雷同、缺少實(shí)際內(nèi)容的信息； (二)注意挑選對(duì)工作有指導(dǎo)意義、與業(yè)務(wù)活動(dòng)密切相關(guān)的信息； (三)注意挑選帶有傾向性、動(dòng)向性或突發(fā)性的重要信息； (四)分析信息需求，根據(jù)中心工作或解決特定問(wèn)題的需要篩選信息； (五)注意挑選能預(yù)見(jiàn)未來(lái)發(fā)展變化趨勢(shì)、為決策提供超前服務(wù)的信息； (六)堅(jiān)持信息數(shù)量和質(zhì)量的統(tǒng)一。