第二章秘書的一天
第一節(jié)上班之前
一、回顧昨日工作在秘書的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中，有些可以當(dāng)日事當(dāng)日了，有些要在數(shù)日內(nèi)方可了結(jié)。不論是否了結(jié)，秘書在當(dāng)日上班之前，一般都要對(duì)昨日的工作予以回顧或反?。耗男┦聞?wù)已經(jīng)處理完畢，自己滿意與否，領(lǐng)導(dǎo)者滿意與否，有何體驗(yàn)與缺憾;哪些事務(wù)尚需繼續(xù)處理，從哪里人手，于何時(shí)結(jié)束，怎樣做才會(huì)獲取最佳效果;等等。
二、構(gòu)思當(dāng)日工作
新的一天開始，秘書在回顧昨日工作的同時(shí)，也要構(gòu)思和預(yù)測(cè)當(dāng)日的工作：哪些事項(xiàng)先辦，哪些事項(xiàng)后辦;遇到偶發(fā)事件怎么辦，遇到領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事項(xiàng)怎么辦;同時(shí)遇到多項(xiàng)必辦之事又該怎么辦;等等。
三、修飾個(gè)人儀表
秘書的個(gè)人形象，直接關(guān)系到組織形象和領(lǐng)導(dǎo)者的形象。為了給人以美好的印象，無論男性秘書還是女性秘書，均應(yīng)在上班之前，對(duì)自己的儀表略加修飾：頭發(fā)是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪過;著裝是否得體，領(lǐng)帶(結(jié))是否清潔，鞋子是否干凈;化妝是否適中，首飾是否必要;等等。
四、先于他人上班
不少領(lǐng)導(dǎo)者，特別是事業(yè)型領(lǐng)導(dǎo)者，習(xí)慣于提前上班。即使不提前上班，也習(xí)慣于在上班之前向秘書發(fā)號(hào)施令。因此，一位追求效率的秘書，應(yīng)先于他人上班：一則可以隨時(shí)聽候領(lǐng)導(dǎo)者的調(diào)遣;二則可以提前處理急辦事項(xiàng);三則可以接待急于辦事的外地客人。
第二節(jié)上班之后
一、整理辦公場(chǎng)所
辦公部門或秘書機(jī)構(gòu)，是機(jī)關(guān)的門面和窗口。它是否整潔、美觀和舒適，也折射出組織和領(lǐng)導(dǎo)者的形象問題。因此，秘書上班后的第一件要事，就是用最快的速度整理辦公場(chǎng)所：打掃衛(wèi)生，做到窗明幾凈;調(diào)試照明、空調(diào)，做到環(huán)境舒適;擺放桌椅，做到整齊有序;等等。
二、報(bào)告當(dāng)日安排
秘書上班后的第二件要事，就是向領(lǐng)導(dǎo)者匯報(bào)當(dāng)日工作安排：何時(shí)出席某一會(huì)議;何時(shí)會(huì)見某位要員;何時(shí)參加某一談判;何時(shí)簽發(fā)某份文件;何時(shí)宴請(qǐng)某位客人;等等。上述安排如果與領(lǐng)導(dǎo)者事先計(jì)劃處理的事項(xiàng)發(fā)生矛盾，秘書應(yīng)當(dāng)場(chǎng)予以修改，直至領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)可為止。
三、請(qǐng)求工作指示
秘書在報(bào)告當(dāng)日工作安排的同時(shí)，應(yīng)適時(shí)就超越自己職責(zé)范圍的重要事項(xiàng)，請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)者給予指示：某項(xiàng)活動(dòng)如何協(xié)調(diào);某個(gè)會(huì)議如何組織;某項(xiàng)請(qǐng)示如何答復(fù);某份文件如何起草;某一上訪事件如何處理;等等。
四、處理日常事務(wù)
秘書工作的事務(wù)性，決定了秘書每天要處理大量具體的、繁瑣的和重復(fù)性的日常工作。為了卓有成效地工作，秘書應(yīng)將當(dāng)日的工作按輕重緩急分成三類：急辦、必辦和緩辦。優(yōu)先處理急辦事項(xiàng)，抓緊處理必辦事項(xiàng)，抽空處理緩辦事項(xiàng)，做到有主有次，有條不紊。
第三節(jié)下班之前
一、突擊未了事宜
忙碌了一天的秘書，即使在下班之前，也難以輕松下來，往往仍有不少事務(wù)、特別是緊急事務(wù)尚待處理。此時(shí)的秘書，仍要本著急事先辦的原則，集中力量，加快速度，在最短的時(shí)間內(nèi)完成某項(xiàng)工作。如第二天上午開會(huì)的會(huì)議通知，第二天上午會(huì)商或會(huì)簽文件的撰制，第二天上午會(huì)見客人的具體安排，第二天上午領(lǐng)導(dǎo)人出差的準(zhǔn)備工作，等等。
二、瀏覽當(dāng)日文件
秘書機(jī)構(gòu)是各種信息的集散地，每天都要收到許多文件。為了及時(shí)處理各方來文，秘書應(yīng)于下班前集中精力閱讀當(dāng)日文件。然后按照行文目的，將文件分為辦件和閱件，并分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門處理。
三、清理文件資料
由于事務(wù)纏身，秘書難以邊處理日常工作，邊清理文件資料。但在下班之前，秘書務(wù)必抽出時(shí)間，對(duì)當(dāng)日接收的文件資料加以分類、編號(hào)、排序、歸檔和存放。對(duì)于保密范圍內(nèi)的文件資料，秘書于下班前一定要存放在專用的卷柜之中，以防失泄密。
四、記錄當(dāng)日大事
在秘書的日常工作中，每天總會(huì)參與或處理重要的活動(dòng)與事件。為了如實(shí)反映和記載機(jī)關(guān)工作的全貌，并便于日后備查，秘書應(yīng)于下班前記錄當(dāng)日的大事。這種一日一記、一事一記的大事記，也是秘書文字工作的一部分。
第四節(jié)下班之后
一、繼續(xù)處理緊急事務(wù)
下班之后，本應(yīng)是秘書的休閑時(shí)間?？墒?，仍有一些緊急而重要的事務(wù)，要求秘書必須繼續(xù)處理。如趕制急用的會(huì)議文件，撰擬急用的匯報(bào)材料，收集急用的社會(huì)信息，處理突發(fā)性的事件，以及處理領(lǐng)導(dǎo)人臨時(shí)交辦的緊急事項(xiàng)，等等。
二、隨從領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)酬
由于公務(wù)的需要，領(lǐng)導(dǎo)者在下班之后常常有社交活動(dòng)。這些活動(dòng)，有的是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人同意并由秘書安排的，有的是領(lǐng)導(dǎo)人自行安排的，也有的是由領(lǐng)導(dǎo)人的不速之客決定的。如出席宴會(huì)，會(huì)見外賓，拜訪客人，參加文藝晚會(huì)，等等。不論何種情況，如果領(lǐng)導(dǎo)人需要，秘書原則上應(yīng)隨從之，并做好必要的準(zhǔn)備工作。
三、陪同領(lǐng)導(dǎo)者加班
不論是領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，還是領(lǐng)導(dǎo)集體，為了處理緊急而重要的公務(wù)，加班加點(diǎn)時(shí)有發(fā)生。如召開重要辦公會(huì)議，開展重大社會(huì)活動(dòng)，學(xué)習(xí)上級(jí)重要文件，處理重大突發(fā)事件，等等。遇到此種情況，秘書特別是領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人秘書，應(yīng)當(dāng)同領(lǐng)導(dǎo)者一起加班加點(diǎn)，哪怕是日以繼夜、通宵達(dá)旦地工作。
四、雙休日與節(jié)假日
正常情況下，秘書的雙休日與節(jié)假日應(yīng)由自己支配?？墒牵诿貢缬?ldquo;秘書無休息日”之說。就是說，只要領(lǐng)導(dǎo)工作需要，或者仍有急辦之事尚未出手，即使是雙休日或節(jié)假日，秘書也必須繼續(xù)工作，直至完成任務(wù)為止。如起草重要文件，籌備重要會(huì)議，接待重要來賓，調(diào)查重大問題，參與重要活動(dòng)，等等。
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