第十三章通訊工作

　　1.通訊工作及其作用

　　通訊工作就是對通訊活動的組織、管理和實施，它是秘書工作尤其是秘書信息工作的一項重要內(nèi)容。通訊工作能夠在提高管理水平、增強辦事效率、樹立良好組織形象等方面發(fā)揮重要作用。

　　2.功能先進的電話

　　錄音電話、無繩電話、磁卡電話、移動電話和可視電話等。

　　3.簡述通話的程序和原則

　　打出電話包括發(fā)話準備、通話、結(jié)束通話等程序;接收電話包括拿起話筒、通話、結(jié)束通話等程序。無論是打出電話或接收電話，都要遵循清楚、簡短、禮貌、保密的原則。

　　4.意外電話及其處置方法

　　(1)災(zāi)害電話。秘書凡接到災(zāi)害電話，一是要如實記錄;二是要即刻向領(lǐng)導者報告;三是要迅速傳達領(lǐng)導者的指示，并要求對方及時反饋有關(guān)信息。

　　(2)糾纏電話。秘書接到糾纏電話，一是要明確謝絕;二是要佯稱領(lǐng)導者不在單位;三是可請對方留言，并表示可以轉(zhuǎn)達。

　　(3)匿名電話。秘書接到匿名電話，一是要以禮相待;二是要記錄對方通話的內(nèi)容;三是要設(shè)法了解對方的姓名和身份，包括向領(lǐng)導者打聽。

　　(4)推銷電話。秘書接收推銷電話，一是要問清對方有何事情;二是要婉言謝絕，或直接表示"不需要××產(chǎn)品"。

　　(5)恐嚇電話。秘書接到恐嚇電話，一是要處之泰然，平靜地與之周旋，但要保持高度警惕;二是要利用現(xiàn)有的錄音設(shè)備立即錄音，以作為事后報案的證據(jù);三是要及時向領(lǐng)導者報告，或請警方協(xié)助偵察。

　　(6)性騷擾電話。秘書接到性騷擾電話，一是要即刻掛上話機，或嚴厲斥責，給予警告;二是要利用錄音設(shè)備進行錄音，以便見機報警。

　　(7)錯打電話。錯打電話是難免之事，秘書要以禮相待，不可出言不遜，也不可簡單處置。

　　5.秘書應(yīng)掌握的郵政業(yè)務(wù)

　　國內(nèi)函件寄遞、國內(nèi)包裹寄遞、郵政特快專遞、國際郵件寄遞、電子信函等。

　　6.郵政函件的處理程序

　　(1)郵件的發(fā)送程序：查對;登記;封裝;交寄;結(jié)算。

　　(2)郵件的接收程序：點收;分揀;拆封;登記;分發(fā)。

　　7.秘書在通訊工作中應(yīng)堅持的原則及其重要意義

　　(1)秘書在通訊工作中必須堅持準確細致的原則。準確無誤，是對通訊工作的質(zhì)量要求。它要求秘書在使用通訊工具傳遞信息時，一定要符合既定的通訊標準和通訊制度，做到內(nèi)容正確，操作規(guī)范，合乎標準，不發(fā)生差錯，不出現(xiàn)紕漏。粗心大意，將會造成棘手的后果。

　　(2)秘書人員必須充分認識準確原則的重要意義。秘書經(jīng)常與文字打交道，秘書的筆下有財產(chǎn)萬千，有人命關(guān)天，有是非曲直，有毀譽忠奸。粗心大意，給有關(guān)單位和人員造成麻煩，惹出官司。因此可見，秘書工作堅持準確原則極其重要。

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