第十六章秘書禮儀
第一節(jié)秘書禮儀概述
一、禮儀與秘書禮儀
所謂禮儀，是指在社會交往中形成的、以建立和協(xié)調(diào)人際關(guān)系為目的、為人們所認(rèn)同和遵守的行為規(guī)范或準(zhǔn)則。秘書禮儀是秘書人員在履行公務(wù)、進(jìn)行社會交往的過程中應(yīng)遵守的禮儀規(guī)范或準(zhǔn)則，它是秘書修養(yǎng)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
二、禮儀的特性
為了深刻理解禮儀的實(shí)質(zhì)和規(guī)范，秘書人員要掌握禮儀的特性：社會歷史性;交往規(guī)范性;繼承發(fā)展性;復(fù)雜多樣性。
三、秘書禮儀的功能
秘書機(jī)構(gòu)是一個(gè)組織的“門面”和“窗口”。隨著社會交往的廣泛與頻繁，秘書禮儀在秘書活動中的作用日益增強(qiáng)。具體地說，秘書禮儀的功能有：(1)規(guī)范社交行為;(2)塑造良好形象;(3)協(xié)調(diào)人際關(guān)系;(4)促進(jìn)工作績效。
四、秘書禮儀的基本原則
秘書人員在實(shí)施禮儀時(shí)，應(yīng)遵循以下基本原則：平等的原則;真誠的原則;尊重的原則;靈活的原則。
第二節(jié)秘書的儀表
一、秘書儀表的意義
儀表是指人的外表，包括儀容、服飾、個(gè)人衛(wèi)生等方面，它是一個(gè)人精神面貌的外觀化。秘書的儀表是一種無聲的語言，它反映了一名秘書的修養(yǎng)、性格等內(nèi)在特征，會在交往的初始階段給人美好的印象。
二、秘書的服飾
服飾是人的著裝和飾物。著裝包括服裝和鞋襪的選擇與穿著;飾物一般指能夠起到裝飾點(diǎn)綴作用的物件，包括服飾配件和首飾配戴。基本要求是：整潔大方;整體和諧;展示個(gè)性。
三、秘書的美容
秘書的美容是指秘書修飾自己的儀容，以示尊重他人的禮貌行為。它可以增添工作魅力，還能體現(xiàn)出良好的氣質(zhì)和精神面貌。美容的內(nèi)容主要是臉部的工作妝和發(fā)與手的保潔、修飾。
第三節(jié)秘書的談吐
一、秘書談吐的原則
談吐是人們在一定語境中運(yùn)用口頭語言的交際活動，它應(yīng)符合語言交際的禮儀規(guī)范，給人以美的感受。秘書談吐就是秘書通過尊重、友善、得體的信息傳遞，使交往雙方取得理解、協(xié)調(diào)和適應(yīng)，以有效實(shí)現(xiàn)秘書活動的目標(biāo)。秘書談吐要遵循以下原則：曉之以禮，動之以情;適合語境，運(yùn)用得體;機(jī)動靈活，注重實(shí)效。
二、秘書的禮貌用語
秘書的禮貌語內(nèi)容豐富，用途廣泛。根據(jù)表達(dá)的語意不同，可分為問候語、稱謂語、請托語、致謝語、道歉語、祝賀語和告別語等。
三、秘書的交談?wù)Z
交談?wù)Z是秘書社交中的主要言語形式，是傳遞信息、溝通情感、取得良好交際效果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。交談過程由傾聽、發(fā)問、言談等構(gòu)成。秘書在與人交談時(shí)應(yīng)注意以下禮儀：注意傾聽;親切自然;語調(diào)平和;互相交流;談話禁忌。
第四節(jié)秘書的體態(tài)
一、秘書體態(tài)的意義
體態(tài)是人在交往中各種身體姿勢的總稱。秘書的體態(tài)是秘書交往活動中的一種非語言形式，具有表露、替代和輔佐功能。
二、秘書的體姿
秘書在交往場合常用的體姿語是站姿、坐姿和走姿。秘書要熟練掌握和運(yùn)用體姿規(guī)范，做到站有站相、坐有坐相、走有走相，以強(qiáng)化交際效果。
三、秘書的手勢
手勢是一種動態(tài)的無聲體態(tài)語言，它包括握手、招手、搖手和其他手指動作等。
四、秘書的目光
目光語是指通過視線接觸來傳遞信息。秘書交際中要注意視線接觸的時(shí)間、方向和范圍。
五、避免不雅的儀態(tài)
秘書在公共場合，應(yīng)避免以下幾種不雅的動作和儀態(tài)：不要當(dāng)眾搔癢;防止發(fā)自體內(nèi)的各種聲響;交談中應(yīng)避免的不雅動作。
第五節(jié)秘書常用禮節(jié)
一、介紹
人與人相互溝通，建立關(guān)系，是從介紹開始的。介紹一般有介紹他人和自我介紹兩種。介紹他人時(shí)，首先應(yīng)把男士介紹給女士，把年輕者介紹給年長者，把身份地位低者介紹給身份地位高者。介紹的語言要準(zhǔn)確簡練，恰到好處。自我介紹時(shí)應(yīng)先問候?qū)Ψ?，再向?qū)Ψ浇榻B自己的姓名、身份和工作單位等。
二、交換名片
名片是個(gè)人交際或送給友人作紀(jì)念的一種介紹性媒介物。秘書在工作和交際中，應(yīng)當(dāng)懂得名片交換的禮節(jié)，它包括名片遞送和名片接收兩個(gè)環(huán)節(jié)。
三、握手
握手是人際交往中最通行的禮節(jié)。握手的樣式千差萬別，給人的感受極不相同。社交場合握手，一般應(yīng)由主人、年長者、身份地位高者、女士先伸手。握手時(shí)用力應(yīng)適度，時(shí)間長短因人而異，握手時(shí)應(yīng)當(dāng)保持手的干凈。
四、致意
致意是一種常用的禮節(jié)，一般有舉手致意、點(diǎn)頭致意、欠身致意和脫帽致意等方式。
五、鞠躬
鞠躬是彎腰行禮，表示對他人敬重的一種禮節(jié)，一般小禮鞠躬即可，大禮則要行三鞠躬。
六、送禮
送禮是一種表示感謝、祝賀、慰問、紀(jì)念的一種物質(zhì)表現(xiàn)形式。秘書因工作或社交需要給人送禮時(shí)，應(yīng)考慮到禮品的思想性、藝術(shù)性、趣味性、實(shí)用性、紀(jì)念性和針對性。
第六節(jié)秘書活動禮儀
一、迎來與送往
接待本地來訪客人是秘書的日常工作，它包括歡迎來賓、引導(dǎo)方式和送別客人等主要環(huán)節(jié)。每個(gè)環(huán)節(jié)，秘書都應(yīng)講究禮儀。
二、典禮與儀式
典禮，是為隆重慶祝某項(xiàng)重要事件而舉行的各種禮節(jié)儀式;儀式，是為組織某項(xiàng)重要活動而規(guī)范的禮節(jié)和程序。典禮與儀式具有形式正規(guī)、氣氛熱烈等特點(diǎn)。典禮與儀式有開工、竣工;開業(yè)、開幕;簽字;發(fā)獎、授勛;閱兵式、分列式等多種類型。秘書組織典禮與儀式時(shí)，應(yīng)做好一系列工作。
三、宴請與赴宴
宴請是社交中的一項(xiàng)重要活動。秘書組織安排宴會或陪同領(lǐng)導(dǎo)者赴宴都應(yīng)注重禮節(jié)規(guī)范，如座次排列與落座，席間交談與進(jìn)餐，餐具擺放與使用，起身告辭與送客，等等，給人以彬彬有禮的印象。
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