第五章信息工作

　　第一節(jié)信息工作概述

　　一、信息與信息工作

　　信息有廣義和狹義之分。廣義的信息，是指對(duì)各種事物運(yùn)動(dòng)特征和變化的客觀描述。狹義的信息，是指通過(guò)一定的物質(zhì)載體反映出來(lái)的新的有用知識(shí)。信息具有客觀性、無(wú)限性、時(shí)效性、共享性、可傳輸性、可加工性和可擴(kuò)散性等特征。信息工作，特指秘書獲取、加工、傳遞、儲(chǔ)存和利用信息的一系列活動(dòng)。信息工作是秘書工作的重要內(nèi)容之一。

　　二、信息工作的作用

　　人類已經(jīng)進(jìn)入信息社會(huì)，秘書做好信息工作具有以下重要作用：輔助領(lǐng)導(dǎo)者正確決策;協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)管理;開闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的思路;提高秘書工作效率。

　　三、信息工作的特點(diǎn)和要求

　　秘書機(jī)構(gòu)的信息工作具有以下特點(diǎn)：服務(wù)性;綜合性;針對(duì)性;適時(shí)性。秘書做好信息工作，必須符合以下基本要求：敏銳;準(zhǔn)確;及時(shí);全面;適用;經(jīng)濟(jì)。

　　四、信息工作的主要制度

　　要做好信息工作，必須建立和堅(jiān)持以下工作制度;信息專報(bào)制度;信息報(bào)送數(shù)量定額制度;緊急信息報(bào)送制度;信息稿件送審制度;信息采用通報(bào)制度;信息專題分析制度;業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度;信息工作獎(jiǎng)懲制度。

　　第二節(jié)信息的獲取

　　一、信息獲取的范圍

　　信息獲取，是指秘書利用各種渠道和方法獲得領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的信息。信息獲取是信息工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。秘書獲取信息的范圍較廣泛，主要包括上級(jí)信息;內(nèi)部信息;社會(huì)信息;同業(yè)信息;歷史信息;國(guó)際信息。

　　二、信息獲取的渠道

　　秘書獲取信息，必須通過(guò)一定的信息渠道。其主要渠道有：信息網(wǎng)絡(luò)渠道;文書渠道;書刊渠道;調(diào)查渠道;會(huì)議渠道;信訪渠道;科研渠道;檔案渠道;新聞宣傳渠道;通訊渠道。

　　三、信息獲取的方法

　　秘書獲取信息的方法多種多樣，主要有網(wǎng)絡(luò)查詢法;文字閱讀法;收看收聽法;會(huì)議記錄法;相互交流法;專題調(diào)查法;隨時(shí)觀察法;索取求購(gòu)法。

　　第三節(jié)信息的加工

　　一、信息加工的方法

　　信息加工，是指將獲取的原始信息進(jìn)行鑒別、篩選、綜合、分析和編制，使之成為完整、有用的信息資料，以便提供利用。信息加工的方法主要有：歸納法;濃縮法;縱深法;擴(kuò)充法;對(duì)比法;轉(zhuǎn)換法;圖表法;剪接法。

　　二、信息簡(jiǎn)報(bào)的編寫

　　信息簡(jiǎn)報(bào)是記載信息的文字材料。信息簡(jiǎn)報(bào)的編寫應(yīng)當(dāng)符合以下要求：標(biāo)題醒目;主題集中;內(nèi)容新鮮;結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單;篇幅簡(jiǎn)短;語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，用最少的文字傳遞最大的信息。

　　三、信息的深加工

　　信息的深加工，是在對(duì)信息進(jìn)行粗加工的基礎(chǔ)上，深入進(jìn)行研究，開發(fā)出高層次、高質(zhì)量的信息，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。一般說(shuō)來(lái)，經(jīng)過(guò)深加工的信息必須符合下列要求：要有高度;要抓重點(diǎn);要找規(guī)律;要提對(duì)策。

　　第四節(jié)信息的提供

　　一、信息提供的對(duì)象

　　信息提供，是指秘書機(jī)構(gòu)將加工之后的信息提供給使用對(duì)象，以實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值。秘書機(jī)構(gòu)信息提供的對(duì)象具有多元性;首先是為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供信息;其次是為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供信息;再次是為下級(jí)機(jī)關(guān)和單位提供信息。其中最直接、最主要的是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息服務(wù)。

　　二、信息提供的要求

　　秘書機(jī)構(gòu)提供信息服務(wù)，必須符合下列要求：針對(duì)性;多樣性;適時(shí)性;保密性。

　　三、信息提供的方式

　　秘書機(jī)構(gòu)提供信息的方式多種多樣，主要有以下幾種方式：簡(jiǎn)報(bào)遞送;電報(bào)遞送;傳真遞送;網(wǎng)絡(luò)傳送;電話報(bào)送;音像制品傳遞。

　　第五節(jié)信息的存儲(chǔ)

　　一、信息存儲(chǔ)的意義

　　信息存儲(chǔ)，是指秘書機(jī)構(gòu)和秘書人員將有查考使用價(jià)值的信息資料經(jīng)過(guò)整理后，以一定的方式保存起來(lái)，便于以后利用。信息存儲(chǔ)是信息工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其意義如下：有利于充分利用信息資源;有利于開發(fā)深層次的信息;有利于提高秘書工作效率。

　　二、信息存儲(chǔ)的要求

　　秘書機(jī)構(gòu)的信息存儲(chǔ)，應(yīng)當(dāng)符合下列要求：認(rèn)真篩選;科學(xué)分類;系統(tǒng)完整;堅(jiān)持不懈;便于檢索。

　　三、信息存儲(chǔ)的方式

　　隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息存儲(chǔ)的方式越來(lái)越先進(jìn)。秘書機(jī)構(gòu)信息存儲(chǔ)的方式主要有以下幾種：計(jì)算機(jī)存儲(chǔ);信息簡(jiǎn)報(bào)存儲(chǔ);多媒體存儲(chǔ);信息資料存儲(chǔ)。

　　第六節(jié)高層次信息的開發(fā)

　　一、高層次信息的特點(diǎn)和作用

　　高層次信息，是全面反映事物的概貌、揭示事物本質(zhì)及其規(guī)律性的深度信息，以及對(duì)原始信息進(jìn)行綜合處理后提出對(duì)策意見所形成的信息。高層次信息具有以下特點(diǎn)：宏觀性;完整性;典型性;深刻性;預(yù)測(cè)性。高層次信息的作用是：有助于領(lǐng)導(dǎo)者做出全面性、嚴(yán)密性、導(dǎo)向性、準(zhǔn)確性和預(yù)測(cè)性較強(qiáng)的決策。

　　二、高層次信息開發(fā)的途徑和方法

　　開發(fā)高層次信息的途徑是：對(duì)初級(jí)信息進(jìn)行重點(diǎn)調(diào)研;對(duì)零散信息進(jìn)行綜合歸納;對(duì)積累資料進(jìn)行升華突破。開發(fā)高層次信息的主要方法有：中心跟蹤法;熱點(diǎn)掃描法;光點(diǎn)放大法;超前預(yù)測(cè)法;拓展延伸法。

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